Vous souhaitez gérer la disponibilité de votre salle de réunion dans votre agenda INES ?

C’est simple : Créez un utilisateur sans abonnement dans votre CRM INES ou demandez à un administrateur de le faire. Admin > utilisateur > ajouter

NB : Ne laissez aucun champ vide (Ex : login=Salle1, nom=de Réunion, prénom= Salle1, mot de passe=XXX).

A l’onglet abonnement, laissez « pas d’abonnement ». Validez.

Ensuite, choisissez une couleur pour votre salle de réunion (couleur qui apparaitra dans l’agenda). Validez.

Pour réserver la salle de réunion, vous n’avez plus qu’à créer un RDV avec vous et l’utilisateur sans abonnement « salle de réunion » !

Parmi les nouvelles fonctionnalités dans votre CRM INES, la fonctionnalité  « agenda en liste » !

Ce nouvel affichage vous permet d’obtenir très rapidement une visibilité globale  de l’emploi du temps d’un ou plusieurs collaborateurs sur un mois complet.  Les lignes correspondent aux utilisateurs et les colonnes aux jours. Vous pourrez ainsi prévoir plus facilement une réunion, un rendez-vous ou encore  un déplacement pour un commercial par exemple !

Pour utiliser la liste : allez dans votre agenda, sélectionnez le ou les collaborateurs dont vous souhaitez voir l’agenda,  cliquez le bouton « liste ».

En survolant les rendez-vous de chacun, vous découvrirez avec quelle société et à quelle heure ils auront lieu.

Un client vient de vous appeler, vous avez ensemble fixé un RDV que vous souhaitez lui confirmer par mail ? Utilisez le Vcalendar dans votre CRM INES.

Commencez par noter le RDV dans votre agenda INES, soit depuis la fiche société concernée, soit depuis l’agenda directement.

La création du Vcalendar se fait à partir de la page de modification du RDV. Ouvrez le RDV, soit dans la fiche société soit dans votre agenda.

A partir du bouton « transférer » en bas de page, un email se créé automatiquement en joignant le Vcalendar, c’est-à-dire tous les détails qui concernent ce RDV.

La personne qui reçoit le Vcalendar peut, si elle utilise un client de messagerie comme Outlook par exemple, enregistrer le Vcalendar et ainsi créer automatiquement un rendez-vous dans son propre agenda.

Lors de la création de l’email Vcalendar,  l’objet du RDV devient objet du mail. Si vous aviez noté des éléments dans le corps du texte du RDV, ce contenu sera repris dans le corps du message mail.

Nb : avec le Vcalendar est aussi envoyée une Vcard, carte de visite virtuelle contenant tous les détails vous concernant (tel, adresse, email, etc…). Tous les éléments de la Vcard seront également enregistrés automatiquement dans le client de messagerie de votre contact.

C’est l’une des fonctions les plus basiques de votre CRM INES, mais aussi une de celles que vous utiliserez peut être le plus : le calendrier dynamique. Kesako ? Tout simplement le petit calendrier dans la colonne de gauche de votre logiciel.

Quand vous créez une tâche ou prenez un rendez-vous, au moment de saisir la date dans le champs « date », vous n’avez pas besoin de taper les chiffres sur votre clavier.

Il vous suffit de cliquer sur la date voulue dans le calendrier dynamique puis de cliquer à nouveau dans le champs « début » et/ou le champs « fin ». La date se colle automatiquement !

Certains diront « quelle fonction basique, on la connaît déjà ! ». Oui mais une des raisons d’être de ce blog est justement de (re)donner à tous les utilisateurs, les plus avertis comme les moins érudits, les basiques, les fondamentaux du logiciel INES, ce pour quoi il a été créé : des fonctions qui vous font chaque jour gagner du temps et améliorent votre productivité. Et si quelques lecteurs découvrent celle-ci grâce au blog, alors nous auront réussi notre mission !

Donc aujourd’hui, nous vous parlons d’une fonction que nous pensons très utile : les rendez-vous récurrents dans l’agenda. C’est tout simplement la possibilité d’enregistrer dans votre agenda que par exemple, tous les lundis de l’année, à 9h, vous avez un « point business » avec votre équipe. (Lire la suite…)

Vous êtes au téléphone avec un client et vous souhaitez fixer rapidement un rendez-vous, sans forcément passer par une fiche société. Dans votre agenda, cliquez sur un jour et horaire, et saisissez les éléments.

(Lire la suite…)